|
Elektronisk post kommer kontinuerlig og behandles fortløpende. Dokumentsenteret mottar elektronisk post via tre kanaler:
E-post (postmottak@nittedal.kommune.no) Postmottaket skal åpnes hver arbeidsdag flere ganger pr dag, slik at mail som haster blir videre ekspedert i løpet av kort tid. Ved fravær i Dokumentsenteret skal postmottaket prioriteres. Innboksen er kun tilgjengelig i Outlook i Citrix sone. Det er ikke tilgjengelig i Microsoft 365 nettleserversjon. Postmottaket er en felles mappe som alle i dokumentsenteret har tilgang til. Det er utarbeidet rutiner for registrering og system for hva som er registrert/ikke registrert.
- All reklame skal slettes. Avregistrer dersom dette er mulig.
- Kurs og lignende videresendes hvis det er fra kommune/stat og andre som er relevante. Alle andre kurs slettes, dersom det ikke står til en bestemt person.
- All e-post som har blitt registrert eller videresendt dras over til månedens mappe under e-postmottaket. De månedlige mappene oppbevares i evig tid, da det ofte er behov for å søke opp eldre e-poster.
Dersom en mail er registrert i P360, kan man se at det er en liten firkant med en hake inni. Dette er bevis på at mailen har blitt importert i P360 minst én gang. Mailer som er videresendt eller besvart får en pil. Både den opprinnelige (inngående) mailen og den som har blitt videresendt til saksbehandler/leder lagres i den aktuelle månedlige mappen. KS Svarinn Nittedal kommune sitt organisasjonsnummer (971643870) og en rekke underliggende foretaksnumre har blitt koblet til KS Svarinn modul i P360. I praksis betyr det at elektronisk post som sendes av andre offentlige instanser via Svarut, registreres i P360 via Svarinn. Dokumentsenteret sørger for å journalføre og fordele post til rett instans. Øvrige kanaler Elektronisk post som sendes til...
- ansattes private innbokser
- KS Svarinn instanser koblet opp mot fagsystemer som fungerer i sikker sone
- Altinn innboks til NAV, Barnevern og PPT
...arkivvurderes og registreres av den aktuelle enhet/avdeling. Elektronisk post som ikke skal journalføres videresendes til hver sektor sin utpekte saksbehandler. |
