Administrativ organisering
Lom kommune har sentralarkiv som er organisatorisk plassert på servicetorget. Arkivtenesten vert leia av ein arkivleiar, og har for øvrig to medarbeidarar. Administrasjonssjefen far det øvste arkivansvaret i kommunen.
Opning av post
Brevpost som er adressert til Lom kommune vert levert på servicetorget på kommunehuset. Dette gjeld post til:
- Sentraladministrasjonen på Midtgard
- Loar Skule
- Loar barnehage
- Garmo barnehage
- Lom ungdomsskule
- Utgard fleirbrukshus
Brevpost som er adressert til Lom helseheim vert levert på helseheimen. Dette gjeld post til:
- Administrasjon og fagpersonale på helseheimen
- Bebuarane på helseheimen
- Heimesjukepleietenesta
- Heimehjelptenesta
- Miljøarbeidartenesta
- Ergoterapitenesta
Brevpost som er adressert til Lom helsesenter vert levert på helsesenteret. Dette gjeld post til:
- Helsesenteret
- Jordmortenesta
- Helsestasjonen
- Fysioterapitenesta
Brevpost som er adressert til biblioteket vert levert til biblioteket
Offisiell e-post til Lom kommune vert send til post@lom.kommune.no og vert opna av medarbeidarane på servicetorget.
Publikum kan òg skrive til kommunen gjennom eDialog på kommunen sin heimeside. Desse breva vert sendt med SvarInn til ePhorte.
Lom kommune har elektronisk løysning for innsending av ulike skjema frå kommunen sin heimeside. Skjema havnar i importsentralen i ePhorte og vert opna av medarbeidarane på servicetorget.
Arkivdelar i arkivet til Lom kommune
Sakarkiv
Alle saker som ikkje høyrer til personalsaker, elevsaker eller saker som skal i gards- og bruksnummerarkivet skal arkiverast i sakarkivet (SAK 1). Alle sakar som arkiverast i sakarkivet skal klasserast med K-kode fellesklasse eller fagklasse, og eventuelt tilleggsklasse.
Personalarkiv
Alle personalsaker skal arkiverast i personalarkivet (PERS). Kvar personalmappe har sitt eiga saknummer. Tittelen på saka skal skrivast slik: Personalmappe – etternamn, fornamn fødselsnummer. Saka skal ha tilgangskode P Personalsakar og unnatakas offentlegheit med heimel i ofl. § 13 1. ledd jf. fvl. § 13 nr. 1. Saka skal ha mappetype PE Personalmappe. Ordningsprinsippet er Personalarkiv, ordningsverdien er fødselsnummeret til den tilsette.
Elevarkiv
Alle elevsaker på barn som går i barnehage, barneskule eller ungdomsskule skal arkiverast i elevarkivet (ELEV). Tittelen på saka skal skrivast slik: Elevmappe – etternamn, fornamn fødselsnummer. Saka skal ha tilgangskode E Elevsaker og unnatakas offentlegheit med heimel i ofl. § 13 1. ledd jf. fvl. § 13 nr. 1. Saka skal ha mappetype E Elevmappe. Ordningsprinsippet er Elevarkiv og ordningsverdien er fødselsnummeret til eleven.
Felles gards- og bruksnummerarkiv
Alle saker som handlar om regulering av eigedomar i Lom kommune, så som byggjesaker, oppmålingssaker, delingssaker, dispensasjonar og løyver, skal arkiverast i felles gards- og bruksnummerarkiv (GBRN). Saker i gards- og bruksnummerarkivet kan ha mappetype BS Byggesak eller DS Delingssak.
Alle saker i felles gards- og bruksnummerarkiv skal i tillegg til elektronisk arkivering i ePhorte også arkiverast på papir i eigedomsmapper.
Avtalearkiv
Alle saker der Lom kommune bind seg juridisk eller økonomisk skal arkiverast i avtalearkivet (AVTALE)
Eigedomsarkiv kommunale eigedomar
Alle saker som handaler om administrasjon av egendelar som Lom kommune eig skal arkiverast i eigedomsarkiv for kommunale eigedomar (EIGEDOM). Dette gjeld til dømes kommunale bygg, kommunale bustader og kommunale biler.
